Im Laufe der Zeit entstanden an meinem Rechner einige Publikationen für das Umweltbundesamt. Auftrag war es jeweils, eine neue Publikationen zu erstellen oder vorhandene Veröffentichungen in einer weiteren Sprachversion zur Verfügung zu stellen. – Schnell habe ich bemerkt, dass es sich hier lohnt, einen nicht zu schnellen Blick auf die Dokumentstruktur zu werfen.
In diesem Beitrag möchte ich kurz über meine Erfahrungen mit Office-Dokumenten und Diagrammen berichten.
Office-Dokumente — Nichts für zarte Seelen?
Erste Herausforderungen lauern unter Umständen in den gelieferten Textdokumenten. Schon hier ist es hilfreich, in die logische Struktur der Textes einzutauchen. Jedoch, die Tücke liegt im Objekt. So kann es z. B. passieren, dass umfangreiche Dokumente auf den Tisch/in die Mailbox flattern, in denen gewaltige Mengen von vererbten Formatvorlagen herumgeistern und gefühlt noch mehr Vorlagen auch zugewiesen sind. Zarten Seelen kann so ein Anblick schon mal schlechte Träume bescheren.
Auch muss ich immer damit rechnen, dass jede Autorin/jeder Autor anders mit Formaten und Vorlagen umgeht. – Das ist halt so und läßt sich auch nur schwer beeinflussen. Berichten möchte ich jedoch, dass Dokumente mit einem wissenschaftlich-sachlichen Hintergrund überwiegend bestens struktieriert sind. Das vereinfacht in der Folge die Satzarbeit.
Abwägen muss ich, ob ich mich zunächst mit den Office-Formaten beschäftige oder die Struktur des Dokuments im Layoutptogramm weitgehend neu anlege. Fast immer kann ich Zeichenformate mit in das Layout übernehmen. Das erweist sich dann als Segen, wenn sich im Mengentext Auszeichnungen tummeln.
Baustelle Diagramme
Zu einer Herausforderung können sich Diagramme entwickeln. Zugegeben, ich habe eine Weile gebraucht, um einen einigermaßen trittsicheren Weg zu finden, die Daten in das Layoutprogramm zu bringen. Vermeiden möchte ich in jedem Fall einen Neuaufbau der grafischen Darstellungen.
Die Basisdaten stammen üblicherweise aus einer gängigen Tabellenkalkulation (Excel) und lassen sich zumindest teilweise für ein Layout in InDesign nutzen. Gern arbeite ich hier mit dem Illustrator. Nicht verheimlichen will ich, dass meist noch eine Menge Handarbeit nötig ist. Gerade komplexe Darstellungen können da schon ordentlich zu Buche schlagen. Einfachere Grafiken erstelle ich häufig mit Hilfe der OpenType-Optionen einer eigens für Diagramme erstellten Schrift. Das funktioniert verblüffend gut.
Den tatsächlichen Aufwand für die Erstellung von Diagrammen konnte ich meist bei Projektbeginn nur unzureichend einschätzen. Die entsprechenden Formulierungen in Angebotsanfragen sind (verständlicherweise) in diesem Punkt eher unscharf. Hier lohnt sich ein individueller Blick auf die eigene Zeiterfassung. So entwickelt sich ein Gefühl für den Arbeitsumfang und ich bin hoffentlich für weitere bzw. ähnliche Projekte gewappnet.
Weiter geht’s
Über andere Themen in diesem Zusammanhang möchte ich gern in einem weiteren Beitrag berichten. Spontan fallen mir die Bereiche Absatz- und Zeichenformate, Screen-PDF und Bildredaktion ein.
Es grüßt — Ihr und Euer Ulrich Lange